CARA MUDAH Manajemen Waktu dalam Menghadapi Deadline

Manajemen waktu ketika menghadapi deadline adalah sesuatu yang penting sekali. Selain karena berhubungan dengan tanggung jawab kepada pihak lain, juga berkaitan dengan keprcayaan orang kepada kita. Dalam tulisan kali ini, kita akan membahas cara mudah manajemen waktu dalam menghadapi deadline.

Kenapa Manajemen Waktu itu Penting?

Tulisan ini berawal dari keluhan para mahasiswa yang kesulitan mengerjakan tugas-tugasnya, terutama berkenaan dengan manajemen waktu. Ada yang menunda (prokrastinasi), ada juga yang merasa waktunya sempit dengan beban tugas yang tinggi. Karena itu, penting untuk dapat mengelola kesulitan tersebut dengan melakukan manajemen waktu yang tepat dan efisien.

Selain itu, saya menemukan pola hasil psikotes pada aspek sikap kerja. Ada dua sub aspek dalam sikap kerja, yaitu kecepatan kerja dan ketelitian kerja. Kedua hal ini juga bisa menjadi problem ketika menghadapi deadline. Ada orang yang cepat dalam bekerja, namun hasl pekerjaannya kacau. Ada juga orang yang pekerjaannya bagus dan rapi, tapi sampai melewati tenggat waktunya. Ini juga cerminan kesulitan dalam melakukan manajemen waktu yang baik.

Manajemen waktu ini sangat penting atau memiliki banyak manfaat. Yang jelas, manajemen waktu akan membuat kita bisa memenuhi target kerja dalam hal waktu. Kita bisa menyelesaikan pekerjaan sesuai ketersediaan waktu atau tenggat waktu yang ditentukan. Manajemen waktu juga dapat menimbulkan citra positif tentang diri kita. Dengan keberhasilan kita menyelesaikan pekerjaan sesuai deadline, maka orang lain akan memberikan penilaian positif kepada kita. Akibatnya, kita akan diperaya untuk tugas-tugas berikutnya. Manajemen waktu juga berguna untuk penghematan energi (energy saving). Dengan manajemen waktu yang baik, kita akan dapat mengatur energi yang kita keluarkan. Jika kita mengatur aktivitas dengan alokasi waktu yang sesuai, maka penggunaan energi juga bisa kita atur, kapan dan seberapa besar kita menggunakan energi.

Cara Mudah Manajemen Waktu sangat dibutuhkan di era yang serba cepat (foto: kehidupanbiasa.id)

Bagaimana Cara Mudah Manajemen Waktu?

Berdasarkan cerita saya tentang hasil psikotes yang menunjukkan komposisi sikap kerja antara sub aspek kecepatan dan ketelitian, maka kita bisa mengategorikan orang yang bermasalah dalam dua macam. Ada orang yang kerjanya cepat namun ceroboh. Dia bisa memenuhi deadline tapi hasil kerjanya tidak bagus. Sebaliknya, ada orang yang sangat teliti dalam bekerja dan hasil kerjanya bagus, tapi sering melampaui tenggat waktu yang ditentukan. Sebenarnya ada dua lagi, yaitu yang tidak bermasalah dan yang paling bermasalah. yang tidak bermasalah ya yang kerjanya cekatan dan hasilnya bagus. Sedangkan yang paling bermasalah adalah yang lambat dan hasil kerjanya tidak bagus.

Mari kita melakukan pengelolaan untuk dua kategori yang ditengah, yaitu orang yang cekatan tapi hasil kerjanya kacau dan orang yang sangat rapi namun lamban sekali menyeleasikan tugasnya. Pertanyaan yang mungkin muncul berkenaan dengan penanganan kedua kategori tersebut adalah, mana yang akan kita dahulukan atau utamakan, kecepatan atau ketelitian?

Menjawab dua pertanyaan tentang mendahulukan kecepatan atau ketelitian memang tidak bisa dilepaskan dari style atau tipikal orangnya. Bagaimanapun, tidak bisa dipungkiri ada orang yang memang cenderung tergesa-gesa dan ingin semuanya cepat selesai. Ibaratnya bermental pertamax lah. Namun ada juga orang yang cenderung perfeksionis, hasil kerja harus akurat dan rapi, sehingga tidak peduli dengan waktu.

Ketika berhadapan dengan deadline, kedua style ini mau tidak mau harus dikelola. Kita tidak bisa memperturutkan kedua gaya tersebut dalam melakukan pekerjaan. Karena itu, saya menawarkan cara mudah manajemen waktu dengan membagi alokasi waktu menjadi dua bagian, yaitu keterselesaian dan kualitas hasil.

Membagi Alokasi Waktu Antara Keterselesaian dan Kualitas Hasil

Cara mudah manajemen waktu dengan membagi alokasi waktu kedalam periode penyelesaian dan meninjau kualitas hasil, dapat dilakukan dengan langkah-langkah sebagai berikut,

1. Pahami tentang alokasi waktu yang disediakan untuk sebuah pekerjaan

Pertama kita harus identifikasi dulu jumlah total waktu yang disediakan untuk sebuah tugas atau pekerjaan. Misalnya saja waktunya adalah satu minggu, berarti kita harus mengelola 7 hari tersebut sampai terselesaikannya tugas. Kita bisa saja menggunakan waktu keseluruhan atau mengalokasikan waktu untuk istirahat, misalnya 1 hari,

2. Pilah waktu menjadi keterselesaian 40% dan peninjauan kualitas 60%

Setelah kita mengidentifikasi total waktu, selanjutnya kita bagi waktu tersebut menjadi dua bagian. 40% waktu kita gunakan untuk menyelesaikan tugas dan 60% untuk mereview kualita hasilnya. Jika kita ingin menambahkan waktu istirahat, bisa juga prosentasenya diubah. Yang jelas, prosentase wajibnya terdiri dari dua itu, penyelesaian dan meninjau kualitas hasil,

3. Selesaikan tugas tanpa teganggu oleh kualitas hasil

Langkah berikutnya adalah menggunakan 40% waktu untuk menyelesaikan hanya untuk mengerjakan tugas. Kita perlu mengabaikan dulu tentang hasrat untuk meninjau kualitasnya. Biasanya, ada sebagian orang yang terganggu jika kualitas kerjanya tidak dicek setiap saat. Orang-orang dengan kepribadian perfeksionis bisa jadi sangat tergoda untuk melihat kualitasnya sedini mungkin. Godaan ini harus kita abaikan. Kita harus menutup kuping dari bisikan setan yang mungkin saja bilang begini, “Yakin kerjaannya sudah betul?”, “Awas ada yang salah lho..” dan semaamnya. Kita harus kuat dari godaan tersebut.

4. Review hasl kerja dengan standar kualitas yang ditentukan

Pada langkah keempat inilah setan yang tadinya menggoda untuk mengecek kualitas hasil kerja, dipersilahkan untuk masuk. Ibarasnya setan kritisnya dipersilahkan membantu dalam bekerja. Kalau mau pinjam istilahnya DeBono, kita mulai memakai topi hitam untuk mengritisi pekerjaan kita sendiri. Di 60% waktu inilah kita gunakan untuk mengecek kualitas, membenahi kesalahan, dan memberikan sentuhan akhir.

Demikian cara mudah manajemen waktu dalam menghadapi deadline. Semoga bermanfaat bagi sobat rudicahyo semua. Jika ada yang perlu didiskusikan, saya sangat terbuka untuk berkolaborasi. Tuliskan pertanyaan atau atau pendapat sobat di kolom komentar.